Más allá de administración del tiempo

Cómo ir más allá de la administración del tiempo es una pregunta que me he repetido una y otra vez a lo largo de estos últimos 15 años de trabajo en contextos empresariales-organizativos. Me he encontrado que es muy común que muchas personas sientan que, aun sabiendo los pasos que deben dar para organizar, planificar y sacar partido a su tiempo. Esto se da en tiempo de trabajo, de ocio o ambos, y en la práctica, acaban por no hacer las cosas que tenían previsto, hacen tan solo una parte, o una parte lo suficientemente pequeña como para sentirse mal por los resultados obtenidos.

Me gustaría compartir contigo una serie de escritos con algunos puntos de vista respecto a este tema, fruto de trabajar en el Programa de Gestión Eficaz de Acciones a lo largo de más de una década. Deseo que te sean de utilidad.

Si te encuentras con la necesidad de mejorar tu forma de planificar y ser más eficaz a la hora de llevar a la práctica las acciones planificadas me gustaría animarte a seguir adelante, a aprender acerca de cómo hacerlo mejor. Es tarea exigente pero tiene muchos benefícios. ¡Ánimo!

Analizar los factores y personificar antes de empezar a planificar

Y es que, a pesar de utilizar uno o varios métodos y tratar de ajustar nuestra forma de interactuar con la realidad a ese método, quizás el primer paso es comprender qué factores hay que tener en cuenta a la hora de planificar, qué instrumentos nos pueden ayudar a ordenar la información de forma que funcione y, un aspecto muy importante, “cómo” funcionamos a la hora de llevar a la práctica las acciones y tareas que previamente hemos planificado.

Más allá de la administración del tiempo vendría a ser diseñar una forma de planificar y actuar que sea funcional para nosotros, con nuestras necesidades específicas, en este momento preciso, y para el tipo de proyectos en los que nos encontramos inmersos. De lo contrario, podríamos estar confirmando el sentido de la frase: “Si la realidad no se ajusta a la teoría, peor para la realidad” al intentar ajustarnos, como sea, a una forma de planificar estándar y predeterminada.

Si lo que queremos es tener resultados duraderos tendremos que adoptar posición de un explorador paciente, introduciendo cambios progresivamente, observando sus efectos, estudiando al mismo tiempo cómo funcionamos para, posteriormente volver a introducir nuevos cambios, volver a observar sus efectos, avanzar en el conocimiento que tenemos acerca de cómo funcionamos, y así hasta conseguir el resultado que nos hemos propuesto.

El conocer y el saber no pueden ser el resultado de un recibir pasivo, sino que nacen como resultado de las acciones de un sujeto activo»

Ernst von Glasersfelt

Desde esta perspectiva, apuntar que no es para nada mi intención quitar valor a la multitud de metodologías que ya existen y que funcionan a muchas personas.

Más allá de la administración del tiempo: de la sofisticación a la practicidad de la mínima expresión

Más que tratar de disponer de soportes muy sofisticados, la idea, al menos desde esta perspectiva, es disponer de aquellos que son exclusivamente necesarios, buscando la simplicidad, la funcionalidad y la eficacia.

No se trata de un aumento diario sino de una disminución diaria, se corta lo no esencial

Bruce Lee

En primer lugar, para ir más allá de la administración del tiempo, debemos tener claros los puntos relevantes del proceso; lo que hace que un conjunto de metas a largo, medio y corto plazo se puedan dividir en fragmentos más pequeños. Posteriormente, tenemos que poder ordenar esa información, que debe estar en equilibrio con otro tipo de acciones con las que interactúan, las que no se transfieren de los objetivos.

Estos son los bloques de información que tendríamos que poder ordenar de forma que sea accesible a primera vista y que nos permita hacer conexiones entre ellos:

• Metas generales
• Planificación anual (calendario)
• Metas anuales
• Planificación mensual (calendario)
• Metas mensuales
• Planificación mensual (calendario)
• Planificación semanal (agenda)
• Planificación diaria

No planificamos palabras, planificamos acciones. Nos planificamos a nosotros haciendo cosas.

Aunque lo que anotamos en nuestros planes de acción son palabras que tratan de describir acciones, lo que en realidad escribimos son acciones que representan toma de decisiones, interacciones, acciones a realizar o a recordar, formas de comunicarnos, dificultades, incertidumbre…. Es decir, a nosotros o a nuestro equipo haciendo cosas.

Y para ser más específicos, lo que anotamos es el significado que asignamos a las acciones que escribimos.

Por ejemplo, si anotamos una reunión con una persona el día 12 de 12 a 14h, en realidad lo que anotamos es lo que representa para nosotros esa acción. Por ejemplo, si tenemos que abordar un tema exigente y eso para nosotros representa una dificultad, lo que estamos anotando también es el peso de esa dificultad y esto, inevitablemente, condicionará la forma en la que ejecutaremos esa acción, e incluso si llegaremos a ejecutarla.

Ampliaremos este punto cuando toquemos en otro escrito la importancia y el tipo de dificultades asociadas a la autogestión en la planificación.

Más allá de la administración del tiempo: la importancia del punto de partida.

Y es que planificar , organizar e ir más llá de la administración del tiempo parece mucho más fácil de lo que en realidad es. Otro aspecto importante, que confirma que no todos los métodos estándar funcionan igual para todas las personas, es la forma en que tenemos en cuenta el punto de partida. Con esto me refiero a observar cómo planificamos en la actualidad y qué nos está impidiendo ejecutar las acciones que planificamos.

Al igual que en un proceso de cambio, la situación que se quiere cambiar o mejorar está condicionada por una serie de factores que determinan una forma de proceder. En muchos casos, en un intento de hacerlo bien, nos puede estar alejando de los resultados deseados. A esto en el cambio estratégico le llamamos tentativas de solución, y debemos tenerlas en cuenta.

En el tema que abordamos, no es lo mismo querer mejorar la planificación porque nuestra realidad ha cambiado y tenemos nuevas necesidades, que querer mejorar la planificación porque cada vez que planificamos lo hacemos muy bien, pero tenemos limitaciones a la hora de ejecutar las acciones y eso nos ha llevado a tener dificultades a la hora de realizar nuestro trabajo. Una parte de una necesidad de mejora y la otra, de una limitación que si no se transforma puede llegar a ser un problema.

La primera necesitará abordarse de una forma, posiblemente en un aprendizaje, de tipo gradual. La segunda requerirá una propuesta de cambio orientada inicialmente hacia la dificultad de ejecutar las acciones, y una vez superada orientar el cambio hacia la adquisición de habilidades.

Si el planteamiento es el mismo para las dos, muy probablemente no se consiga un buen resultado en ninguna.